Tổ chức đi du lịch cho nhân viên công ty cần lưu ý gì?.

Việc tổ chức tour du lịch cho nhân viên công ty là công việc thường niên và vô cùng quan trọng của không chỉ các công ty lớn. Mà ngay cả các công ty nhỏ cũng đang ngày một quan tâm tới các hoạt động du lịch, gắn kết nhân viên. Từ đó tạo ra mội trường làm việc năng động, thân thiện.Tổ chức tour du lịch cho nhân viên công ty không nhưng giúp toàn thể công ty được gắn kết, giúp tạo không khí vui vẻ, xả stress mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

1: Chuẩn bị các thông tin cần thiết

Đầu tiên, để có thể lên kế hoạch tổ chức đi du lịch cho nhân viên một cách chính xác, trơn tru nhất, bạn phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin như:

Mục đính chính của chuyến đi.
Lên danh sách số lượng người tham gia.
Khảo sát địa điểm mong muốn của nhân viên;
Thời gian đi du lịch cụ thể của công ty;
Kỳ du lịch kéo dài trong bao nhiêu ngày;
Lựa chọn kịch bản teambuiding phù hợp,mới lạ.
Xây dựng các nội dung và nhân sự tổ chức Gala dinner.

2: Lựa chọn điểm đến cho kỳ du lịch của công ty

Công ty chỉ định địa điểm du lich thay đổ để không trùng với năm trước.
Công ty lựa ra 3 địa điểm dự định đi du lịch để nhân viên lựa chọn và lấy số đông sao cho dân chủ.
Nên lựa chọn các địa điểm du lịch mới lạ mà giới trẻ yêu thích.
Tham khảo trước các quy định về phòng chống dịch bệnh của mỗi địa phương.

3: Xây dựng đội ngũ trong ban tổ chức.

Nhân sự sắp xếp các điểm đến sao cho hợp lý theo khoảng cách để rút ngắn thời gian di chuyển => Yên cầu người này phải hiểu rõ lịch trình và cập nhật liên tục về tuyến điểm.
Nhân sự tìm sẵn địa điểm ăn uống => Nhân sự cần có hiểu biết về ẩm thực địa phương, có mối quan hệ tốt để đặt dịch vụ giá rẻ mà chất lượng.
Nhân sự tìm khách sạn => Hiểu rõ các chính sách của khách sạn, các dịch vụ bao gồm và không bao gồm, có kinh nghiệm trải nghiệm nhiều khách sạn trong khu vực và có mối quan hệ tốt để được giá tốt và phòng chất lượng.
Nhân sự sắp xếp phương tiện di chuyển trong thời gian du lịch bao gồm xe oto, xe máy, tàu thuyền, máy bay => Hiểu rõ các loại xe, tàu, máy bay các loại hạng vé, các tiêu chuẩn chất lượng, giới hạn thời gian, quy định hoàn hủy…có mối quan hệ tối để đặt dịch vụ giá rẻ và chất lượng tốt.
Tìm nhân sự MC, quản trò, người làm điều phối, hướng dẫn viên để giúp các hoạt động hiệu quả và các thành viên hiểu rõ hơn về lịch sử, văn hóa điểm đến. Nhân sự MC và Teambuiding phải am hiểu kịch bản hoạt náo cực tốt đây là linh hồn của cả chuyến đi nên cần cân nhắc kỹ.
Kịch bản teambuiding và galadiner cần phải có sự kết nối với nhau và bám sát văn hóa công ty cùng với thông điệp cụ thể với mục tiêu của doanh nghiệp.

4: Đặt vé máy bay/thuê xe

Sau khi đã hoàn tất hết mọi khâu cho kế hoạch tổ chức đi du lịch cho nhân viên, dựa trên số lượng mà BTC nên đặt vé máy bay hay thuê xe du lịch sao cho phù hợp. Đối với phương thức di chuyển là máy bay, bạn nên mua vé sớm để nhận được nhiều ưu đãi hơn, tiết kiệm chi phí tổ chức cho công ty.

Trong trường hợp thuê xe du lịch, nên chọn công ty lữ hành chất lượng, uy tín để đảm bảo chặng hành trình suôn sẻ và an toàn nhất.

5: Lựa chọn công ty du lịch uy tín.

Nếu bạn bận rộn, muốn chuyến đi vui vẻ và hoàn toàn thư giãn cho tất các các thành viên. Hãy tìm đến sự giúp đỡ bởi 1 công ty du lịch chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệp, họ sẽ giúp bạn lên nhiều ý tưởng, xây dựng kịch bản, lường trước nhiều rủi ro, họ hiểu tuyến điểm, có quan hệ tối với các nhà hàng, khách sạn, máy bay, xe, hướng dẫn, MC, dưới đây là 8 dấu hiệu 1 công ty uy tín.

5.1 Công ty đã được thành lập trên 10 năm.

5.2 Công ty có giấp phép lữ hành quốc tế.

5.3 Công ty có đăng ký thương hiệu trên cục sở hữu trí tuệ.

5.4 Công ty sử dụng email domain dạng S666@Vietkingtravel.com.

5.5 Công ty sử dụng hệ thống số điện thoại dễ nhớ ví dụ 0377.437.222.

5.6 Công ty có địa chỉ kinh doanh rõ ràng.

5.7 Công ty có nhân viên tư vấn chuyên nghiệp, tận tình.

5.8 Công ty có các quy trình làm việc rõ ràng, khách hàng đặt dịch vụ, hiểu được bước tiếp theo mình sẽ nhận được gì, cần phải làm gì…vv.

6: Lưu ý gì khi lên kế hoạch tổ chức du lịch cho nhân viên?

a. Lên kế hoạch từ sớm và kỹ lưỡng

Ngay sau khi có thông báo từ cấp trên về việc du lịch công ty, BTC phải họp và chuẩn bị lên kế hoạch ngay, thực hiện càng sớm càng tốt nhằm tránh được nhiều rủi ro. Khi lên kế hoạch tổ chức du lịch cho nhân viên sớm, bạn có thể điều chỉnh sai sót ngay, không để các lỗi xuất hiện khi đã xuất phát.

Với bản kế hoạch sớm trên tay, cấp trên sẽ xem xét kỹ hơn, góp ý sớm hơn về các điều chưa hợp lý giúp BTC điều chỉnh tức thì. Như vậy, kế hoạch sẽ được xem xét nhiều lần, kỹ càng, tỉ mỉ hơn.

b. Chú ý đến ngân sách của công ty

Ngân sách mà công ty đưa ra sẽ tương quan với số lượng thành viên tham gia, cơ cấu giải thưởng trong đêm gala nếu có tổ chức. Tuy nhiên, bạn nên dựa trên tổng ngân sách để làm kế hoạch tổ chức đi du lịch cho nhân viên thay vì làm xong rồi điều chỉnh cho phù hợp.

c. Hiểu hơn về chính sách tour

Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí du lịch cho nhân viên, bên cạnh đó vẫn chọn được tour chất lượng, uy tín. Ngoài chính sách ưu đãi hấp dẫn, BTC kỳ du lịch cho nhân viên cần phải quan tâm hơn đến chất lượng, danh tiếng của công ty đang chọn để mua tour.

Tìm hiểu các chính sách tour sẽ giúp bạn hạn chế được trường hợp bị nâng giá, lừa đảo khi làm việc với các công ty du lịch. Ngoài ra, chính sách tour còn có nhiều quy định về bảo hiểm du lịch, điều lệ liên quan đến pháp luật cần tìm hiểu rõ để bảo vệ quyền lợi cho nhân viên trong chuyến đi.

d. Cập nhật thông tin về covid-19

Hiện nay, tình hình dịch bệnh ở các khu vực gần biên giới đường bộ Việt Nam khá phức tạp vì người nhập cư trái phép ngày càng nhiều. Bởi vì vậy, khi lên kế hoạch du lịch cho nhân viên, bạn cần phải chú ý đến thông tin dịch bệnh. Đầu tiên, cập nhật liên tục các ca bệnh mới đến từ đâu, xuất hiện tại đâu để hạn chế chọn địa điểm này cho kỳ du lịch.

Tiếp theo, cập nhật cho nhân viên các kiến thức cần thiết về quy định phòng chống dịch covid-19 từ Bộ Y tế để đảm bảo an toàn. Tuyên truyền cho nhân viên khi đi du lịch ở nơi công cộng nên đeo khẩu trang và thường xuyên rửa tay sát khuẩn để đảm bảo sức khỏe.

Nếu bạn đang cần 1 đơn vị tư vấn, hãy liên hệ ngay Vietkingtravel, đơn vị được thành lập từ 9/11/2011.